Những tiến bộ trong công nghệ và sự bùng nổ của các trang thông tin, mạng xã hội đã gây ra nhiều thay đổi trong lĩnh vực kinh tế đặc biệt ở phương thức giao tiếp và tiếp cận với khách hàng. Điều này tạo ra sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp. Vì vậy, để chiếm ưu thế trong tâm lí khách hàng, hoạt động truyền thông của doanh nghiệp cần phải luôn bắt kịp với nhu cầu của người tiêu dùng. Việc quản trị truyền thông hiệu quả sẽ cho phép chúng ta làm điều đó.
Quản trị truyền thông là gì?
Quản lý truyền thông là một phần không thể thiếu trong cách doanh nghiệp tương tác với người tiêu dùng. Bất cứ khi nào một công ty muốn truyền đạt một thông điệp, trước tiên họ cần xem xét nhiều yếu tố. Các công ty phải xác định đối tượng mục tiêu là ai và điều gì khiến họ trở nên độc đáo. Sau đó sẽ xem xét cách nhanh nhất và thuyết phục nhất để tiếp cận đối tượng đó. Việc xác định những yếu tố này trước tiên có thể giúp một chuyên gia truyền thông điều chỉnh một thông điệp riêng cho một đối tượng cụ thể.
Có hai loại truyền thông cơ bản:
- Truyền thông nội bộ: là quá trình trao đổi thông tin giữa những người trong cùng một tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận của doanh nghiệp lại với nhau. Điều này có thể được thực hiện thông qua email, đào tạo, tài liệu nội bộ và bản ghi chép của công ty.
- Truyền thông bên ngoài: sử dụng các kênh truyền thông khác nhau để giao tiếp giữa một tổ chức và các nhóm hoặc cá nhân bên ngoài để tạo điều kiện hợp tác và thể hiện hình ảnh tích cực của công ty.
Quản lý truyền thông trong doanh nghiệp
Vai trò của truyền thông đối với doanh nghiệp
Thông qua các hoạt động truyền thông, doanh nghiệp có thể quảng bá hình ảnh, thương hiệu, các sản phẩm, dịch vụ của công ty tới công chúng bên ngoài nói chung hoặc tới khách hàng tiềm năng nói riêng, tăng khả năng tiếp cận với người tiêu dùng. Từ đó, thúc đẩy khách hàng mua và sử dụng sản phẩm.
Vai trò của truyền thông được thể hiện qua từng hoạt động sau:
- Truyền thông nội bộ: Công tác truyền thông được áp dụng trong các hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm các hình thức giao tiếp, trao đổi thông tin giữa các nhân viên trong tổ chức hoặc giữa các đơn vị khác nhau trong cùng một tổ chức. Truyền thông nội bộ giúp phổ biến thông tin, phát triển các kế hoạch, mục tiêu của tổ chức. Ngoài ra, đây còn là hình thức để kết nối người lao động với tổ chức.
- Truyền thông qua báo chí: Báo chí là một trong những kênh truyền thông hiệu quả nhất mà các doanh nghiệp nên tiếp cận để tạo mối quan hệ bền vững nhằm đảm bảo hoạt động truyền thông diễn ra thành công. Truyền thông qua báo chí giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh, thương hiệu, xây dựng quan hệ tốt đẹp với cộng đồng, khách hàng.
- Truyền thông từ công tác tài trợ xã hội: Các hoạt động tài trợ giúp thương hiệu trở nên gần gũi hơn với khách hàng, có khả năng ngăn chặn và giúp doanh nghiệp vượt qua những sóng gió khi có khủng hoảng thương hiệu xảy ra. Tầm ảnh hưởng của nó không thua kém các hình thức truyền thông khác.
Truyền thông đóng vai trò quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp
Những lưu ý khi quản lý truyền thông
Khi nói đến nhu cầu truyền thông, phản hồi từ nhân viên và khách hàng là rất thiết thực nếu một công ty muốn cải thiện và duy trì sự phát triển lành mạnh. Điều này thường được gọi là mô hình “open communication”. Một công ty nên tập trung vào phản hồi của khách hàng, sau đó tiến hành điều chỉnh, cải thiện để đáp ứng với những ý kiến đó.
Và với vô số phương thức truyền thông có sẵn trong thời đại kỹ thuật số này, các chuyên gia quản lý truyền thông phải nắm bắt những xu hướng đang thay đổi và thích ứng nhanh chóng để đảm bảo thông điệp của mình tiếp cận được đúng đối tượng khán giả của mình.
Một cách để không bị sa lầy bởi sự bùng nổ công nghệ là đảm bảo tất cả các hoạt động truyền thông đều tuân theo 5 câu hỏi sau:
- Thông tin nào là cần thiết cho dự án?
- Ai cần thông tin, và loại thông tin nào là cần thiết?
- Khoảng thời gian cần thiết cho thông tin là bao lâu?
- Loại hoặc định dạng thông tin nào được yêu cầu?
- Ai là người/ những người sẽ chịu trách nhiệm truyền thông tin?
Các phương thức truyền thông cần phù hợp và chính xác
Tổng kết
Truyền thông đóng vai trò tất yếu trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trên đây là khái niệm, vai trò và một số lưu ý khi quản trị truyền thông mà bạn có thể tham khảo. Hi vọng những thông tin từ bài viết trên có thể phần nào giúp bạn tìm ra phương pháp quản lý các hoạt động truyền thông hiệu quả với doanh nghiệp của mình.
>>Xem thêm: Hướng dẫn quản trị truyền thông đa kênh trong doanh nghiệp