Các chuyên gia tiếp thị đã hiểu về khả năng giao tiếp của các phương tiện truyền thông đa phương tiện từ lâu. Họ đang cố gắng cá nhân hóa và tạo ra các thông điệp công ty hấp dẫn hơn. Do đó, đa phương tiện trong truyền thông nội bộ đang trở nên phổ biến. Làm thế nào để biết cách quản trị truyền thông đa phương tiện trong nội bộ doanh nghiệp?
1. Quản trị truyền thông đa phương tiện trong nội bộ bắt đầu từ đâu?
Trước hết, bạn cần có một chiến lược – một kế hoạch về cái gì, như thế nào và tại sao (không nhất thiết phải theo thứ tự này). Khi đó, chúng ta mới có thể bắt đầu nghĩ về ý tưởng và các công cụ thực hiện.
Cách quản trị truyền thông đa phương tiện trong nội bộ
Tiếp theo, bạn nên lập kế hoạch ngân sách thật tốt. Máy ảnh đắt tiền, micrô, ánh sáng hoặc máy ảnh tĩnh không phải lúc nào cũng đảm bảo thành công. Đôi khi một điện thoại thông minh tốt và phần mềm là đủ. Tất nhiên, sự tự nguyện và kỹ năng cũng quan trọng.
Có nên sử dụng các công ty bên ngoài? Điều này phụ thuộc vào ngân sách của doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều đáng để tâm là tính chân thật, vì đây là điều khó đạt được với các giải pháp công nghệ tiên tiến. Trong trường hợp giao tiếp nội bộ, đôi khi những tài liệu bình thường lại chiếm ưu thế hơn những tài liệu chuyên nghiệp. Với điều kiện là chúng được tạo ra để nhắm đến người nhận và quan tâm đến họ.
Cuối cùng là đo lường hiệu quả của các hành động. Điều này sẽ cho phép nhà quản trị đưa ra kết luận đúng đắn và thậm chí điều chỉnh tốt hơn các tài liệu đa phương tiện cho khách hàng nội bộ – nghĩa là cả tổ chức và nhân viên.
2. Cải thiện những quy tắc cũ
Ở nhiều tổ chức, việc sử dụng đa phương tiện trong truyền thông nội bộ vẫn còn miễn cưỡng vì đòi hỏi người dùng (bao gồm các lãnh đạo, thành viên hội đồng quản trị…) phải bước ra khỏi vùng an toàn. Ghi lại các tài liệu âm thanh hoặc video, hoặc thậm chí chụp ảnh, khiến họ bị căng thẳng và khó chịu.
Những quy tắc cũ
Trong trường hợp này, bạn cần:
- Thực hiện từng bước một – không khuyến khích nhân viên tạo video dài hoặc sử dụng các xu hướng điên rồ từ TikTok. Có thể bắt đầu bằng một bài phát biểu ngắn của CEO khuyến khích tham gia một sự kiện từ thiện hoặc sử dụng gói chăm sóc sức khỏe mới?
- Đặt hướng thay đổi bằng ví dụ của bạn – có một tầm nhìn rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được và chứng minh điều đó bằng việc lấy bạn làm ví dụ. Nếu bạn muốn tạo nội dung đa phương tiện nội bộ thu hút đội ngũ lãnh đạo của mình, bạn cần phải thể hiện bản thân không ngại tham gia vào các dự án đa phương tiện.
- Tìm những người không ngại nói và ghi âm trước đám đông – họ dễ bị thuyết phục tham gia vào các dự án đa phương tiện hơn và họ là những người có thể khuyến khích người khác.
3. Các công cụ đa phương tiện trong nội bộ
Tạo nội dung đa phương tiện hấp dẫn trong nội bộ không nhất thiết phải sử dụng công nghệ tiên tiến. Bạn chỉ cần sử dụng đúng ba công cụ cơ bản: video, bản ghi âm và ảnh để làm cho thông điệp của bạn thu hút sự chú ý của nhân viên.
Các công cụ hỗ trợ truyền thông nội bộ
Video
Video là cách giao tiếp không đồng bộ ((tức là giao tiếp không xảy ra trong thời gian thực) hấp dẫn và an toàn nhất,. Bản chất không đồng bộ của nó cho phép bạn kiểm soát nội dung và các nền tảng công nghệ tiên tiến mà chúng được phân phối để đo lường hiệu quả của nó (ví dụ: thông qua số liệu thống kê về lượt phát và lượt chia sẻ).
Video có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực: trong các quy trình nhân sự như giới thiệu hoặc đào tạo nội bộ, cũng như trong truyền thông về các dự án mới, thay đổi cơ cấu, tóm tắt và nhận xét của ban quản lý hoặc lãnh đạo về các sự kiện hiện tại.
Bản ghi âm
Đã đến lúc podcast bùng nổ – podcast rất đáng để tận dụng trong giao tiếp nội bộ. Tin nhắn đa phương tiện dưới dạng bản ghi âm có thể là một bổ sung hoàn hảo cho giao tiếp truyền thống với nhân viên. Chỉ có một điều kiện: nội dung phải thú vị và cần thiết cho người nhận.
Nó là một công cụ đặc biệt có giá trị cho nhân viên từ các ngành cụ thể (ví dụ: tài chính, bảo hiểm, ngân hàng), nơi cần có kiến thức chuyên nghiệp và cập nhật liên tục.
Hình ảnh
Là hình thức đa phương tiện phổ biến nhất trong truyền thông nội bộ. Chúng dễ sáng tạo nhất mà vẫn thu hút sự chú ý. Chỉ cần chúng có chất lượng tốt và có liên quan đến chủ đề được trình bày.
Tổng kết
Bài viết trên đã cung cấp thông tin về cách để quản trị truyền thông đa phương tiện trong nội bộ hiệu quả. Hy vọng bạn có thể tìm ra phương hướng để truyền thông nội bộ luôn hiệu quả.
>>>Xem thêm: Quản trị truyền thông đa kênh cho doanh nghiệp